医療法人グループにおける患者向け書類管理の近代化とDX推進
首都圏で複数の病院を運営する医療法人グループでは、患者向けの各種案内や書類の管理に課題を抱えていた。入院案内冊子、診療科のパンフレット、手術同意書、服薬指導のしおり等、多岐にわたる印刷物が各病院単位でバラバラに作成・使用されており、情報が古いまま使われ続けるケースやデザイン・内容が統一されていない問題が発生していた。さらに、医療制度や院内ルールの改定に伴い頻繁に内容更新が必要になるが、現場では対応しきれず古い在庫を廃棄する無駄も生じていた。
医療法人グループ本部ではこの問題に対処すべくプロジェクトチームが発足したが、内部では意見の食い違いが見られた。医事課（患者向け文書を管轄）の担当者は「全病院で様式統一すべき」と主張し、グループ統一のフォーマット作成を進めようとした。一方、各病院の事務部門からは「現場事情に合わせ微調整してきた書式を一律にされると運用に支障が出る」と反発があった。また情報システム部は「この際すべて電子化してペーパーレスにすべきだ」と提案したが、現場の看護師からは「高齢の患者さんには紙の案内が必要。タブレット手続きは混乱を招く」という懸念の声が上がった。
医療法人グループは状況打開のため、実績豊富な文唱堂印刷に相談した。文唱堂は医療機関向けの制作経験もあるチームを組み、まず全病院で使われている印刷物を洗い出しリスト化する調査から着手した。調査結果を基に、どの書類を統一し、どれは個別対応が必要かを分類し、更新頻度や配布先の規模も考慮した最適な管理方法を提案した。
文唱堂調査チームが医療法人グループ各院を巡り、使用中の印刷物を収集・ヒアリング。約200種類に及ぶ書式を分類し、「全院共通化すべき文書」「院ごと差異が必要な文書」「法定書式（変更時は全院即時更新必要）」などカテゴリ分けを行った。
文唱堂のシステムエンジニアがクラウド上に医療法人グループ専用の文書ポータルサイトを開発。権限管理を設定し、各病院事務長など必要な人がログインして閲覧・発注できる仕組みを構築した。
文唱堂のデザイナー陣が主要書類のテンプレートを刷新。色使いやフォントをグループ共通で統一し、ロゴマークや問い合わせ先なども標準化した。また病院名や住所等はポータルから印刷時に可変印字できるようデータ連携を実装。
文唱堂印刷工場に専用のオンデマンド印刷ラインを用意。ポータルから注文が入ると直ちに最新データを取り出し印刷・製本・封入まで自動処理し、当日〜翌日中に発送する流れを整えた。
全院での利用開始に合わせ、文唱堂と医療法人グループ本部が各病院のスタッフ向けに説明会と操作研修を実施。現場職員が戸惑わないよう丁寧な周知を行い、問い合わせ対応のヘルプデスクも設けた。
ポータルで常に最新様式が確認でき、誤って旧版を使うミスがゼロになった。初年度から印刷物管理業務に割く時間をグループ全体で年間30%削減できた。
大量印刷して廃棄していた無駄が解消され、印刷コストは年間で約25%削減された。在庫保管スペースも不要になり、院内の書庫を他用途に活用できた。
デザイン統一と多言語対応により、どの病院でも見やすく親切な案内が提供できるようになった。患者アンケートで「案内資料がわかりやすい」との評価が上がった。
オンデマンド印刷の採用で、グループ全体の紙使用量が前年比で40%減少した。廃棄される旧版書類がほぼなくなったことで、年間で数トンの紙資源節約となった。
医療業界の現場の矛盾や対立を乗り越えて文書管理の近代化に成功